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Executive Assistant
Overview:
We are looking for a highly qualified virtual executive assistant to support a mid-sized IT consulting firm that blends senior leadership with agile teams to craft sustainable, expert solutions for clients ranging from Fortune 100 companies to nonprofits.
This values‑driven organization aims to make the working world better for future generations by delivering exceptional experiences to clients, consultants, and communities. Their culture emphasizes selflessness, adaptability, positivity, extreme ownership, and inclusion, and they encourage a growth mindset, humility, results‑orientation, courage, and inclusivity in all interactions.
The Executive Assistant will provide high‑level administrative support to the CEO and other senior leaders, ensuring day‑to‑day operations run smoothly. This role is designed to offload administrative tasks—such as managing calendars, booking travel, and processing expense reports—so executives can focus on strategic initiatives.
If this excites you, don’t wait—submit your application today!
Key Responsibilities
- Calendar & Meeting Management: Maintain complex calendars, coordinate internal and external meetings across time zones, and provide reminders and agenda preparation.
- Travel Coordination: Arrange domestic and international travel (flights, hotels, ground transportation), ensuring cost‑effectiveness and compliance with company policies.
- Expense Reporting: Process, reconcile, and track expense reports for multiple executives, ensuring accuracy and timely submission.
- Communication & Liaison: Serve as a primary point of contact, manage emails and correspondence, screen inquiries, and facilitate prompt responses.
- Project & Task Support: Assist with special projects, conduct light research, prepare presentations or reports, and help manage project management tools.
- Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with professionalism and confidentiality at all times.
- Proactive Problem Solving: Anticipate needs, identify potential challenges, and take initiative to resolve issues without waiting for instructions.
- Calendar Nuances & Travel Conflicts: Proactively monitor travel plans to foresee scheduling conflicts (e.g., video calls during travel) and reschedule or convert them to phone calls when appropriate.
- In‑Market Collaboration: When the executive is traveling, coordinate opportunities to meet with colleagues in the same location by arranging team dinners or other group activities to maximize collaboration and connectivity.
- Priority Coordination: Work closely with the executive’s project manager (e.g., Stephanie Anders) to ensure the calendar reflects the right priorities and supports major projects.
Desired Traits & Qualifications
- 3-4+ years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or similar support role.
- Exceptional organizational, written, and verbal communication skills; Advanced English proficiency (C1-C2).
- Tech-savvy with Google Workspace, Outlook, and project management tools.
- Highly proactive, adaptable, and detail-focused; thrives without constant supervision.
- Exercises discretion and professionalism at all times.
- Comfortable in a growth-oriented environment where initiative and ownership are expected.
- Reliable work-from-home setup with a stable internet connection and personal computer.
Why Join Us?
- Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
- Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
- Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
- Access to a private health care contribution through our benefit partners.
- Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.
- Work closely with top leadership in a company committed to improving client businesses and helping communities thrive.
If you are an experienced Executive Assistant seeking a full‑time, remote opportunity where your organizational skills, initiative, and values can make a tangible difference, we would love to hear from you! Apply today!
Bilingual Executive Assistant
📋 Descripción
• Asistir al propietario de una empresa de contrataciones generales en crecimiento con tareas administrativas, programación, ingreso de datos y seguimiento de comunicaciones.
• Gestionar calendarios, registrar información de proyectos en JobTread, realizar seguimiento de facturas y mantener la organización del correo electrónico.
• Administrar y organizar múltiples bandejas de entrada en Outlook para el cliente y sus socios.
• Priorizar, marcar y responder correos según las instrucciones o el entrenamiento recibido.
• Mantener un sistema ordenado para seguimientos y mensajes urgentes.
• Programar, reagendar y confirmar reuniones, llamadas y citas.
• Ejecutar tareas administrativas diarias como seguimiento de documentos, recordatorios y organización de archivos.
• Comunicarse de manera clara y profesional en inglés y español, ya sea por correo electrónico, chat o teléfono.
• Llevar un control de prioridades y entregar resúmenes diarios o actualizaciones sobre acciones pendientes.
🎯 Requisitos
• Mínimo 2 años de experiencia como Asistente Ejecutiva, Asistente Administrativa o Asistente Virtual.
• Bilingüe inglés-español, tanto hablado como escrito.
• Excelentes habilidades de comunicación, organización y gestión del tiempo.
• Dominio de Microsoft Outlook, especialmente para la gestión de correos y calendarios.
• Capacidad para realizar llamadas ocasionales y comunicarse con clientes o socios.
• Persona adaptable, receptiva al entrenamiento y a nuevos sistemas.
• Alta discreción y profesionalismo, con manejo responsable de información confidencial.
• Conocimientos sólidos de entornos virtuales de trabajo y herramientas tecnológicas.
• Experiencia con JobTread o plataformas similares de gestión de proyectos o CRM.
• Habilidades en Microsoft Office y Google Workspace.
• Familiaridad con OneDrive, Google Drive u otros sistemas en la nube para gestión de archivos.
🏖️ Beneficios
• Colaboración bajo un Acuerdo Maestro de Servicios (MSA) y un Statement of Work (SOW).
• Oportunidad de trabajo remoto con comunicación directa con la dirección de la empresa.
• Potencial de crecimiento en una firma en expansión del sector de la construcción.
Executive Assistant
📌 Rol: Asistente Ejecutivo(a) y Coordinador(a) Operativo
🏢 Empresa: Startup estadounidense en crecimiento (cliente de Atomic)
🌎 Ubicación: 100% remoto — abierto a candidatos en Latinoamérica
🕒 Horario: Tiempo completo, de lunes a viernes (8 AM – 5 PM EST)
💰 Compensación: USD 1,400 – 2,200 por mes, según experiencia
📋 Descripción del Rol
Nuestro cliente es una startup rentable y liderada por sus fundadores que está revolucionando la forma en que los residentes de edificios de lujo acceden a productos esenciales mediante mercados autoservicio 24/7. Con un equipo de más de 25 personas y operaciones en varios estados, la empresa combina valores familiares con innovación tecnológica.
Buscamos un/a Asistente Ejecutivo(a) y Coordinador(a) Operativo(a) que sirva como el pilar organizativo y de confianza de los dos fundadores. Este rol combina soporte ejecutivo, coordinación de proyectos y asistencia personal, ideal para alguien que disfruta la variedad, la precisión y la eficiencia en su trabajo diario.
🛠️ Responsabilidades Principales
• Gestionar calendarios, reuniones y prioridades diarias de los fundadores.
• Mantener un CRM personal actualizado y fortalecer relaciones clave.
• Coordinar el envío de regalos personalizados para cumpleaños, festividades y eventos especiales.
• Realizar investigaciones sobre productos, proveedores y viajes.
• Preparar y rediseñar presentaciones, documentos y materiales ejecutivos.
• Coordinar viajes, alojamiento y reservas de restaurantes.
• Monitorear el progreso de objetivos y actuar como socio/a de responsabilidad para los fundadores.
• Brindar apoyo en proyectos operativos en curso para mantener el enfoque y la eficiencia del equipo directivo.
🎯 Requisitos
• Habilidades excepcionales de organización, priorización y atención al detalle.
• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.
• Mentalidad proactiva y orientada a la resolución de problemas.
• Personalidad servicial, empática y discreta.
• Dominio de herramientas digitales y plataformas de productividad.
• Conexión a internet confiable (mínimo 50 Mbps) y espacio de trabajo tranquilo.
• Disponibilidad de lunes a viernes, 8 AM a 5 PM (EST).
🏖️ Beneficios
• Trabajo 100% remoto desde cualquier lugar de Latinoamérica.
• Oportunidad de colaboración a largo plazo con fundadores consolidados.
• Participación directa en el crecimiento de una startup en expansión.
• Experiencia cercana en liderazgo, estrategia y mejora de sistemas.
• Rol de alto impacto con contribución visible y diaria.
$600/Month Full-Time — Sales Team Backoffice Operator (9 AM–5 PM PST, Mon–Fri, Weekends Off)
$600/Month Full-Time — Sales Team Backoffice Operator
(9 AM–5 PM PST, Mon–Fri, Weekends Off)
You’ll be the backbone of a high-performing U.S. consulting firm — keeping our LinkedIn profiles sharp, building lead lists clean, and running our operations AI tools.
Your Mission:
- Review and clean lead lists — precision only, no sloppy vibes.
- Use AI tools daily to speed up work and think smarter, desire to learn AI tools, intelligence and competence is what can get you in
Keep LinkedIn profiles updated and customized (we’ll show you exactly how).
- Fix our teams Linkedin profile issues.
- Back office Support.
Must-Haves:
- Ruthless attention to detail.
- You can learn new AI tools fast
. You deliver clean results on time, hit deadlines with ease.
- If you have basic Python or data-cleaning knowledge, it's a huge plus for this role.
Pay attention:
You will work in PST times, and we want someone long-term.
No slow, excuse-making energy—this role requires sharp, hungry pros who adapt to AI tools fast.
Poor written English, lack of detail-orientation, or inability to work independently = Instant no.
You’ll join a fast, A-player team.
Executive and Personal Virtual Assistant
📌 Rol: Asistente Ejecutivo(a) / Personal Remoto(a)
🌍 Ubicación: 100% remoto
💼 Tipo de Contrato: Contratista independiente
📋 Descripción
Buscamos un(a) Asistente Ejecutivo(a) altamente organizado(a) y proactivo(a) para brindar apoyo integral a la dirección ejecutiva y garantizar la eficiencia operativa del negocio. Este rol combina la gestión administrativa con la supervisión de finanzas personales y empresariales, siendo clave para mantener la estructura, el cumplimiento de tareas y la comunicación fluida dentro del equipo.
Responsabilidades principales
• Administrar el calendario ejecutivo, correos electrónicos y agenda diaria mediante Outlook y Microsoft Teams.
• Actuar como punto de control interno para coordinar prioridades, flujos de trabajo y operaciones del equipo.
• Asistir y tomar notas detalladas durante las reuniones semanales de los miércoles (2 horas).
• Realizar seguimientos posteriores a las llamadas y asegurar la finalización oportuna de las tareas asignadas.
• Apoyar en la planificación presupuestaria y gestión financiera, creando y manteniendo un presupuesto estricto para restaurar el capital operativo.
• Colaborar en la gestión del crédito personal y el desarrollo de un plan de pago de deudas.
• Mantener registros financieros precisos y actualizados mediante QuickBooks.
• Preparar presentaciones, reportes e informes ejecutivos en PowerPoint.
• Aportar recomendaciones proactivas para mejorar procesos y optimizar la eficiencia general.
🎯 Requisitos
• Experiencia comprobada como asistente ejecutivo(a) o personal.
• Dominio del inglés (oral y escrito) con excelentes habilidades de comunicación.
• Competencia en Microsoft Outlook, Teams y PowerPoint.
• Familiaridad con QuickBooks o software contable similar.
• Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar iniciativa y anticipar necesidades.
🏖️ Beneficios
• Oportunidad como contratista independiente.
• Colaboración con clientes internacionales.
• Compensación basada en desempeño.
Analista de Operaciones Financieras y Medios de Pago
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Funciones principales
- Supervisar y verificar la correcta ejecución de las operaciones del banco, asegurando el cumplimiento de SLA y plazos establecidos.
- Analizar procesos End to End, identificando oportunidades de mejora en la gestión operativa.
- Colaborar en la identificación y resolución de incidentes técnicos vinculados a plataformas tecnológicas (software, comunicaciones, datos).
- Velar por el cumplimiento de normativas legales y regulatorias del sistema financiero, y seguir procedimientos internos.
- Analizar y gestionar cambios mandatorios de VISA y MasterCard, apoyando en la definición de nuevos requerimientos y proyectos.
- Administrar y controlar los procesos bajo su responsabilidad, asegurando integridad, trazabilidad y continuidad operacional.
Descripción del rol
Requisitos y perfil deseable
• Experiencia en procesos financieros, conciliaciones, gestión de SLA y análisis de datos.
• Conocimiento de plataformas VISA y MasterCard.
• Habilidades analíticas avanzadas (Excel, SQL, Power BI u herramientas equivalentes) y capacidad para interpretar información compleja.
• Capacidad para trabajar bajo presión, enfoque en resultados y excelente comunicación con equipos multifuncionales.
Beneficios y entorno
Business Operations Analyst
Applications at getonbrd.com.
¿Qué harás como Business Operations Analyst?
Tu misión: Serás responsable de impulsar la eficiencia operativa de la organización a través del análisis de procesos, implementación de mejoras y soporte transversal a áreas clave. Este rol actúa como conector estratégico entre la operación diaria y los objetivos del negocio, aportando datos accionables, estructura y visión para una ejecución alineada, ágil y de alto impacto.
Tus responsabilidades:
- Analizar los procesos operativos existentes para detectar ineficiencias y oportunidades de mejora continua.
- Diseñar e implementar soluciones que optimicen la eficiencia, escalabilidad y sostenibilidad de las operaciones.
- Definir, monitorear y dar seguimiento a indicadores clave de desempeño (KPIs) tanto operativos como estratégicos.
- Colaborar de forma transversal con distintas áreas de la organización, asegurando la alineación entre las operaciones diarias y los objetivos del negocio.
- Desarrollar dashboards y reportes que faciliten la toma de decisiones basadas en datos confiables y oportunos.
- Liderar y gestionar proyectos operativos clave, incluyendo iniciativas de automatización, expansión o transformación de procesos.
- Administrar y realizar análisis sobre herramientas operativas y de gestión como Zendesk, Hubspot, Jira, Metabase, entre otras, para potenciar su uso estratégico.
¿Qué esperamos🚀?
- Manejo de herramientas de gestión tales como Hubspot, Zendesk, Jira, etc. Excel / Google Sheets avanzado.
- Manejo de herramientas de visualización de datos (Power BI, Tableau, Looker, etc.).
- Deseable conocimiento de SQL y herramientas de automatización (Airtable, Zapier, etc.).
- Máximo 2 años de experiencia en roles similares, consultoría, operaciones, estrategia o mejora de procesos.
- Experiencia en ambientes dinámicos y con múltiples stakeholders.
✨Nuestros beneficios, pensados para ti✨:
- 🌴 Más tiempo libre: Disfruta de 5 días extra de descanso al año para desconectarte y recargar energías.
- 🍔 Amipass: tu partner foodie: Con tu tarjeta Amipass, elige libremente: un delivery en tu serie favorita, una salida con amigos o la compra del mes en el súper. Tú decides cómo darte el gusto
- 👨⚕️ Siempre protegido: Te cuidamos a ti y a quienes quieres con seguro complementario de salud, dental y de vida.
- 🏠 Trabajo a tu estilo: Con nuestra modalidad híbrida, combina lo mejor del home office y la oficina.
- 👩👦 Viernes hasta las 14.00 hrs en vacaciones de verano y de invierno.
- 🎂 Tu día, tuyo de verdad: En tu cumpleaños, te damos la tarde libre para celebrarlo como se merece.
- 💸 Ajuste anual por IPC.
- 💰 Aguinaldo en Fiestas Patrias y de Navidad.
Practicante/a – Administración y Negocios
2Brains es una empresa dedicada a construir y desarrollar el Futuro Digital de nuestros clientes, con una visión excepcional que radica en la integración sinérgica de estrategia, diseño y tecnología, un tríptico poderoso que impulsa el crecimiento de empresas y disruptores tecnológicos.
Contamos con un nutrido equipo de más de 480 profesionales, verdaderos artífices de la innovación digital. En el corazón de nuestra labor, destacamos como líderes indiscutibles, canalizando años de experiencia hacia la creación de plataformas tecnológicas adaptables y productos digitales de clase mundial.
En 2Brains, no solo somos consultores, somos arquitectos de experiencias digitales. Aspiramos a ir más allá de las expectativas, estableciendo nuevos estándares en la industria. Descubre cómo damos vida a la innovación, cómo convertimos ideas en resultados tangibles y cómo, junto a nosotros, puedes forjar un futuro digital brillante.
This offer is exclusive to getonbrd.com.
Funciones del cargo
Lo que harás:
- Explorar nuevas herramientas y documentar hallazgos con comparativas simples (valor, viabilidad, costo).
- Identificar retos de negocio y proponer soluciones creativas con AI y automatización.
- Construir prototipos (POCs) y micro-automatizaciones que generen impacto inmediato.
- Preparar demos breves y microcápsulas formativas para compartir aprendizajes.
- Mapear procesos “as-is / to-be” y redactar playbooks (paso a paso, riesgos, límites).
- Medir impacto: tiempo ahorrado, errores reducidos, satisfacción interna.
Requerimientos del cargo
Lo que buscamos:
- Personas curiosas, con hambre de aprender y experimentar.
- Ganas de usar AI en la vida real, más allá de la teoría.
- Mentalidad de simplificar y automatizar lo que hoy toma tiempo.
- Creatividad para ver un reto desde diferentes ángulos.
- Capacidad para trabajar en equipo y comunicar ideas con claridad.
- Disciplina para documentar y dejar aprendizajes que otros puedan usar.
- Enfoque en resultados: responder siempre “¿qué cambia mañana con esto?”.
Opcionales
¿Que conocimientos buscamos en el/la practicante?
- Buscamos perfiles de diseño de experiencia, administración de negocios y carreras afines, siempre que tengan interés genuino y una mentalidad curiosa para explorar y proyectarse con inteligencia artificial.
- Uso frecuente de herramientas de IA generativa (ChatGPT, Gemini, Claude, MidJourney, Runway, etc.) y curiosidad por probar nuevas.
- Conocimientos básicos de prompting y cómo mejorar outputs con iteraciones.
- Confort con herramientas digitales colaborativas (Notion, Miro, Figma, Google Workspace).
- Gusto por explorar automatizaciones simples (ej. Zapier, Make, Apps Script) o disposición a aprenderlas rápido.
- Comunicación clara y ganas de compartir lo aprendido.
- Inglés intermedio.
- Bases de programación (Python/JS) o lógica no-code.
- SQL básico, APIs/JSON, webhooks.
- Diseño de interfaces simples (Figma, Canva) o nociones de UX research.
Condiciones
Lo que te llevarás:
- Experiencia real creando soluciones AI que impactan a toda una organización y a nuestros clientes.
- Mentoría directa de líderes en DX, Data/AI y Producto.
- Portafolio de POCs, procesos y materiales formativos.
- Un espacio para equivocarte, iterar y aprender más rápido que en cualquier curso.
Líder de Tecnología y Sistemas (TI)
En Adecco estamos en la búsqueda de un(a) profesional que lidere el área de Tecnologías de la Información de una empresa clave con presencia en Concepción. Su misión principal será diseñar la estrategia de TI de la organización y garantizar la instauración de todos los sistemas necesarios para respaldar las operaciones y objetivos estratégicos del negocio.
El o la profesional se integrará a un equipo multidisciplinario y transversal, actuando como un pilar clave para asegurar que las tecnologías de la información aporten el máximo valor a la empresa, facilitando procesos eficientes, seguros y alineados a los objetivos corporativos. Será el nexo técnico y estratégico entre los distintos departamentos, proveedores externos y el equipo de soporte interno.
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Funciones del cargo
El cargo reporta directamente a la jefatura general y tendrá a su cargo la gestión completa del área de TI, incluyendo planificación estratégica, operaciones, soporte, adquisiciones y mejoras tecnológicas. Entre sus funciones específicas se encuentran:
- Mantener operativos y actualizados todos los recursos de red y servidores.
- Seleccionar e implementar la tecnología adecuada para mejorar las operaciones internas y optimizar beneficios estratégicos.
- Administrar y mantener actualizados los sistemas propios de la empresa, incluyendo bases de datos y plataformas.
- Programar y ejecutar actividades de:
- Soporte técnico
- Actualizaciones
- Instalaciones de software y nuevos equipos
- Solicitud de insumos
- Seguimiento de servicio técnico
- Atención de inquietudes generales
- Elaborar el plan anual de capacitaciones del personal a su cargo.
- Gestionar integraciones entre sistemas locales y los sistemas de proveedores.
- Liderar procesos de licitaciones para adquisición de equipos y/o servicios TIC.
- Asegurar el óptimo estado operativo de la Sala de Servidores, incluyendo la definición y cumplimiento de procesos, procedimientos y protocolos técnicos.
- Establecer los objetivos y estrategias del departamento TI.
- Diseñar y personalizar plataformas y sistemas tecnológicos para mejorar la experiencia de los clientes.
- Planificar la implementación de nuevos sistemas y asesorar a los equipos TI y otras áreas de la empresa.
- Aprobar compras tecnológicas, gestionar presupuestos y establecer relaciones con proveedores.
- Supervisar toda la infraestructura tecnológica (redes, servidores, sistemas informáticos).
- Liderar proyectos relacionados con TI y evaluar permanentemente avances tecnológicos que entreguen ventajas competitivas.
- Analizar costos, riesgos y valor de las TI para asesorar a la dirección general.
Requerimientos del cargo
El o la candidata ideal deberá contar con:
🎓 Título profesional en alguna de las siguientes áreas: Ingeniería Civil Industrial con mención en Informática o carrera a fines
💼 Conocimientos excluyentes:
- SAP Hana
- Redes
- Cloud Computing
- Administración de servidores
- Bases de datos SQL
- Gestión de infraestructura tecnológica
- Liderazgo técnico y estratégico
Opcionales
Se considerarán como un plus adicional los siguientes conocimientos o experiencias:
- Experiencia en diseño o personalización de plataformas orientadas a la experiencia del cliente
- Ejecución y control de licitaciones TIC
- Diseño y ejecución de planes de capacitación
- Conocimiento de marcos de gestión como ITIL, PMP u otros
- Capacidad de análisis de costos, valor y riesgos tecnológicos
- Capacidad de detección de oportunidades tecnológicas para obtener ventajas competitivas
Condiciones
💰 Compensación:
- Salario líquido mensual de $2.500.000 CLP
📍 Modalidad:
- Trabajo 100% presencial en Concepción
🌟 ¿Por qué unirte a este desafío?
- Serás protagonista de la estrategia tecnológica de una organización en constante crecimiento.
- Tendrás autonomía para proponer e implementar soluciones que generen impacto directo en el negocio.
- Formarás parte de una empresa comprometida con la excelencia operativa y la innovación.
Analista de Proyectos y Procesos (por Proyecto)
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Funciones principales
- Apoyar en la planificación detallada, análisis y documentación exhaustiva de proyectos operativos y tecnológicos.
- Coordinar de manera efectiva con diversas áreas internas para asegurar el desarrollo eficiente de todas las actividades relacionadas.
- Identificar desviaciones y riesgos potenciales en los procesos y proyectos, proponiendo oportunamente mejoras y ajustes necesarios.
- Hacer un seguimiento constante de los indicadores clave y avances de cada iniciativa para asegurar el cumplimiento de los plazos y estándares de calidad.
- Supervisar los servicios de apoyo y los procesos transaccionales, garantizando la continuidad operativa y la correcta gestión de los mismos.