Trabajos Remotos

Overview:

We are looking for a highly qualified virtual executive assistant to support a mid-sized IT consulting firm that blends senior leadership with agile teams to craft sustainable, expert solutions for clients ranging from Fortune 100 companies to nonprofits.

This values‑driven organization aims to make the working world better for future generations by delivering exceptional experiences to clients, consultants, and communities. Their culture emphasizes selflessness, adaptability, positivity, extreme ownership, and inclusion, and they encourage a growth mindset, humility, results‑orientation, courage, and inclusivity in all interactions.

The Executive Assistant will provide high‑level administrative support to the CEO and other senior leaders, ensuring day‑to‑day operations run smoothly. This role is designed to offload administrative tasks—such as managing calendars, booking travel, and processing expense reports—so executives can focus on strategic initiatives.

If this excites you, don’t wait—submit your application today!

Key Responsibilities

• Calendar & Meeting Management: Maintain complex calendars, coordinate internal and external meetings across time zones, and provide reminders and agenda preparation.
• Travel Coordination: Arrange domestic and international travel (flights, hotels, ground transportation), ensuring cost‑effectiveness and compliance with company policies.
• Expense Reporting: Process, reconcile, and track expense reports for multiple executives, ensuring accuracy and timely submission.
• Communication & Liaison: Serve as a primary point of contact, manage emails and correspondence, screen inquiries, and facilitate prompt responses.
• Project & Task Support: Assist with special projects, conduct light research, prepare presentations or reports, and help manage project management tools.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with professionalism and confidentiality at all times.
• Proactive Problem Solving: Anticipate needs, identify potential challenges, and take initiative to resolve issues without waiting for instructions.
• Calendar Nuances & Travel Conflicts: Proactively monitor travel plans to foresee scheduling conflicts (e.g., video calls during travel) and reschedule or convert them to phone calls when appropriate.
• In‑Market Collaboration: When the executive is traveling, coordinate opportunities to meet with colleagues in the same location by arranging team dinners or other group activities to maximize collaboration and connectivity.
• Priority Coordination: Work closely with the executive’s project manager (e.g., Stephanie Anders) to ensure the calendar reflects the right priorities and supports major projects.

Desired Traits & Qualifications

• 3-4+ years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or similar support role.
• Exceptional organizational, written, and verbal communication skills; Advanced English proficiency (C1-C2).
• Tech-savvy with Google Workspace, Outlook, and project management tools.
• Highly proactive, adaptable, and detail-focused; thrives without constant supervision.
• Exercises discretion and professionalism at all times.
• Comfortable in a growth-oriented environment where initiative and ownership are expected.
• Reliable work-from-home setup with a stable internet connection and personal computer.

Why Join Us?

• Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
• Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
• Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
• Access to a private health care contribution through our benefit partners.
• Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.
• Work closely with top leadership in a company committed to improving client businesses and helping communities thrive.

If you are an experienced Executive Assistant seeking a full‑time, remote opportunity where your organizational skills, initiative, and values can make a tangible difference, we would love to hear from you! Apply today!

📋 Descripción

• Asistir al propietario de una empresa de contrataciones generales en crecimiento con tareas administrativas, programación, ingreso de datos y seguimiento de comunicaciones.

• Gestionar calendarios, registrar información de proyectos en JobTread, realizar seguimiento de facturas y mantener la organización del correo electrónico.

• Administrar y organizar múltiples bandejas de entrada en Outlook para el cliente y sus socios.

• Priorizar, marcar y responder correos según las instrucciones o el entrenamiento recibido.

• Mantener un sistema ordenado para seguimientos y mensajes urgentes.

• Programar, reagendar y confirmar reuniones, llamadas y citas.

• Ejecutar tareas administrativas diarias como seguimiento de documentos, recordatorios y organización de archivos.

• Comunicarse de manera clara y profesional en inglés y español, ya sea por correo electrónico, chat o teléfono.

• Llevar un control de prioridades y entregar resúmenes diarios o actualizaciones sobre acciones pendientes.

🎯 Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia como Asistente Ejecutiva, Asistente Administrativa o Asistente Virtual.

• Bilingüe inglés-español, tanto hablado como escrito.

• Excelentes habilidades de comunicación, organización y gestión del tiempo.

• Dominio de Microsoft Outlook, especialmente para la gestión de correos y calendarios.

• Capacidad para realizar llamadas ocasionales y comunicarse con clientes o socios.

• Persona adaptable, receptiva al entrenamiento y a nuevos sistemas.

• Alta discreción y profesionalismo, con manejo responsable de información confidencial.

• Conocimientos sólidos de entornos virtuales de trabajo y herramientas tecnológicas.

• Experiencia con JobTread o plataformas similares de gestión de proyectos o CRM.

• Habilidades en Microsoft Office y Google Workspace.

• Familiaridad con OneDrive, Google Drive u otros sistemas en la nube para gestión de archivos.

🏖️ Beneficios

• Colaboración bajo un Acuerdo Maestro de Servicios (MSA) y un Statement of Work (SOW).

• Oportunidad de trabajo remoto con comunicación directa con la dirección de la empresa.

• Potencial de crecimiento en una firma en expansión del sector de la construcción.

📌 Rol: Asistente Ejecutivo(a) y Coordinador(a) Operativo

🏢 Empresa: Startup estadounidense en crecimiento (cliente de Atomic)

🌎 Ubicación: 100% remoto — abierto a candidatos en Latinoamérica

🕒 Horario: Tiempo completo, de lunes a viernes (8 AM – 5 PM EST)

💰 Compensación: USD 1,400 – 2,200 por mes, según experiencia

📋 Descripción del Rol

Nuestro cliente es una startup rentable y liderada por sus fundadores que está revolucionando la forma en que los residentes de edificios de lujo acceden a productos esenciales mediante mercados autoservicio 24/7. Con un equipo de más de 25 personas y operaciones en varios estados, la empresa combina valores familiares con innovación tecnológica.

Buscamos un/a Asistente Ejecutivo(a) y Coordinador(a) Operativo(a) que sirva como el pilar organizativo y de confianza de los dos fundadores. Este rol combina soporte ejecutivo, coordinación de proyectos y asistencia personal, ideal para alguien que disfruta la variedad, la precisión y la eficiencia en su trabajo diario.

🛠️ Responsabilidades Principales

• Gestionar calendarios, reuniones y prioridades diarias de los fundadores.

• Mantener un CRM personal actualizado y fortalecer relaciones clave.

• Coordinar el envío de regalos personalizados para cumpleaños, festividades y eventos especiales.

• Realizar investigaciones sobre productos, proveedores y viajes.

• Preparar y rediseñar presentaciones, documentos y materiales ejecutivos.

• Coordinar viajes, alojamiento y reservas de restaurantes.

• Monitorear el progreso de objetivos y actuar como socio/a de responsabilidad para los fundadores.

• Brindar apoyo en proyectos operativos en curso para mantener el enfoque y la eficiencia del equipo directivo.

🎯 Requisitos

• Habilidades excepcionales de organización, priorización y atención al detalle.

• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.

• Mentalidad proactiva y orientada a la resolución de problemas.

• Personalidad servicial, empática y discreta.

• Dominio de herramientas digitales y plataformas de productividad.

• Conexión a internet confiable (mínimo 50 Mbps) y espacio de trabajo tranquilo.

• Disponibilidad de lunes a viernes, 8 AM a 5 PM (EST).

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto desde cualquier lugar de Latinoamérica.

• Oportunidad de colaboración a largo plazo con fundadores consolidados.

• Participación directa en el crecimiento de una startup en expansión.

• Experiencia cercana en liderazgo, estrategia y mejora de sistemas.

• Rol de alto impacto con contribución visible y diaria.

📌 Rol: Coordinador/a de Proyectos Digitales (Digital Project Coordinator)

🌎 Ubicación: 100% remoto – Preferencia por candidatos/as de Latinoamérica (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Jornada completa – Contrato independiente

🏢 Empresa: Startup tecnológica del sector retail (EE. UU.)

📋 Descripción General

Somos una startup tecnológica de retail en rápido crecimiento con sede en Estados Unidos, transformando la manera en que las personas compran dentro de espacios residenciales. En solo dos años, los fundadores han convertido una idea de dos personas en un equipo de más de 25 colaboradores — y esto es apenas el comienzo.

Buscamos un/a Coordinador/a de Proyectos Digitales organizado/a, analítico/a y apasionado/a por la eficiencia, para colaborar directamente con los fundadores y optimizar el proceso de ventas de principio a fin. Este rol es ideal para quienes disfrutan convertir el caos en estructura, mantener sistemas limpios y ayudar a que los equipos comerciales funcionen como una máquina perfectamente sincronizada.

📋 Responsabilidades Principales

• Administrar y actualizar el CRM (HubSpot, Airtable o similar) para mantener un pipeline de ventas preciso y actualizado.

• Investigar nuevos leads, responsables de decisión y oportunidades dentro de los mercados objetivo.

• Hacer seguimiento de contactos, recordatorios y próximos pasos para mantener el flujo de negociación activo.

• Redactar correos, notas de reuniones y propuestas comerciales que apoyen el cierre de ventas.

• Programar llamadas, coordinar reuniones y preparar materiales para los fundadores.

• Planificar itinerarios y rutas simples para viajes de ventas cuando sea necesario.

• Elaborar reportes claros y fáciles de leer sobre el estado del pipeline y las tasas de conversión.

• Mejorar continuamente los procesos utilizando herramientas como Slack, Zapier y Google Workspace.

🎯 Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en Sales Operations, Sales Support o Desarrollo de Negocios.

• Experiencia gestionando sistemas CRM (preferentemente HubSpot, Salesforce o Airtable).

• Fuertes habilidades organizativas y de gestión de datos: gusto por los sistemas limpios y estructurados.

• Excelente comunicación oral y escrita en inglés.

• Perfil proactivo, confiable y orientado a la resolución de problemas.

• Capacidad tecnológica avanzada y comodidad trabajando en entornos de rápido crecimiento dirigidos por fundadores.

💡 Puntos Adicionales (Deseables)

• Experiencia previa en ventas B2B, retail o tecnología inmobiliaria.

• Conocimiento del sector de administración de propiedades o tecnología de checkout.

• Habilidades en Canva o PowerPoint para crear propuestas visualmente atractivas.

🏖️ Beneficios

• Salario: USD $900 – $1,600 mensuales (según experiencia).

• Modalidad: 100% remota, con preferencia por candidatos/as de Latinoamérica.

• Acceso directo a los fundadores: tu trabajo tendrá impacto visible e inmediato.

• Entorno de alto crecimiento: oportunidad de contribuir al diseño de procesos y estructuras internas.

• Valoración real de tus habilidades: no es trabajo operativo repetitivo, sino un rol estratégico y de confianza.

• Horario flexible, con expectativas claras y orientación a resultados.

$600/Month Full-Time — Sales Team Backoffice Operator

(9 AM–5 PM PST, Mon–Fri, Weekends Off)

You’ll be the backbone of a high-performing U.S. consulting firm — keeping our LinkedIn profiles sharp, building lead lists clean, and running our operations AI tools.

Your Mission:

• Review and clean lead lists — precision only, no sloppy vibes.
• Use AI tools daily to speed up work and think smarter, desire to learn AI tools, intelligence and competence is what can get you in

⁠ ⁠Keep LinkedIn profiles updated and customized (we’ll show you exactly how).

• Fix our teams Linkedin profile issues.
• Back office Support.

Must-Haves:

• Ruthless attention to detail.
• You can learn new AI tools fast

. You deliver clean results on time, hit deadlines with ease.

• If you have basic Python or data-cleaning knowledge, it's a huge plus for this role.

Pay attention:

You will work in PST times, and we want someone long-term.

⁠ ⁠No slow, excuse-making energy—this role requires sharp, hungry pros who adapt to AI tools fast.

⁠ ⁠Poor written English, lack of detail-orientation, or inability to work independently = Instant no.

You’ll join a fast, A-player team.

📌 Rol: Asistente Ejecutivo(a) / Personal Remoto(a)

🌍 Ubicación: 100% remoto

💼 Tipo de Contrato: Contratista independiente

📋 Descripción

Buscamos un(a) Asistente Ejecutivo(a) altamente organizado(a) y proactivo(a) para brindar apoyo integral a la dirección ejecutiva y garantizar la eficiencia operativa del negocio. Este rol combina la gestión administrativa con la supervisión de finanzas personales y empresariales, siendo clave para mantener la estructura, el cumplimiento de tareas y la comunicación fluida dentro del equipo.

Responsabilidades principales

• Administrar el calendario ejecutivo, correos electrónicos y agenda diaria mediante Outlook y Microsoft Teams.

• Actuar como punto de control interno para coordinar prioridades, flujos de trabajo y operaciones del equipo.

• Asistir y tomar notas detalladas durante las reuniones semanales de los miércoles (2 horas).

• Realizar seguimientos posteriores a las llamadas y asegurar la finalización oportuna de las tareas asignadas.

• Apoyar en la planificación presupuestaria y gestión financiera, creando y manteniendo un presupuesto estricto para restaurar el capital operativo.

• Colaborar en la gestión del crédito personal y el desarrollo de un plan de pago de deudas.

• Mantener registros financieros precisos y actualizados mediante QuickBooks.

• Preparar presentaciones, reportes e informes ejecutivos en PowerPoint.

• Aportar recomendaciones proactivas para mejorar procesos y optimizar la eficiencia general.

🎯 Requisitos

• Experiencia comprobada como asistente ejecutivo(a) o personal.

• Dominio del inglés (oral y escrito) con excelentes habilidades de comunicación.

• Competencia en Microsoft Outlook, Teams y PowerPoint.

• Familiaridad con QuickBooks o software contable similar.

• Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y gestión del tiempo.

• Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar iniciativa y anticipar necesidades.

🏖️ Beneficios

• Oportunidad como contratista independiente.

• Colaboración con clientes internacionales.

• Compensación basada en desempeño.