Remote Jobs

Overview:

We are looking for a highly qualified virtual executive assistant to support a mid-sized IT consulting firm that blends senior leadership with agile teams to craft sustainable, expert solutions for clients ranging from Fortune 100 companies to nonprofits.

This values‑driven organization aims to make the working world better for future generations by delivering exceptional experiences to clients, consultants, and communities. Their culture emphasizes selflessness, adaptability, positivity, extreme ownership, and inclusion, and they encourage a growth mindset, humility, results‑orientation, courage, and inclusivity in all interactions.

The Executive Assistant will provide high‑level administrative support to the CEO and other senior leaders, ensuring day‑to‑day operations run smoothly. This role is designed to offload administrative tasks—such as managing calendars, booking travel, and processing expense reports—so executives can focus on strategic initiatives.

If this excites you, don’t wait—submit your application today!

Key Responsibilities

• Calendar & Meeting Management: Maintain complex calendars, coordinate internal and external meetings across time zones, and provide reminders and agenda preparation.
• Travel Coordination: Arrange domestic and international travel (flights, hotels, ground transportation), ensuring cost‑effectiveness and compliance with company policies.
• Expense Reporting: Process, reconcile, and track expense reports for multiple executives, ensuring accuracy and timely submission.
• Communication & Liaison: Serve as a primary point of contact, manage emails and correspondence, screen inquiries, and facilitate prompt responses.
• Project & Task Support: Assist with special projects, conduct light research, prepare presentations or reports, and help manage project management tools.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with professionalism and confidentiality at all times.
• Proactive Problem Solving: Anticipate needs, identify potential challenges, and take initiative to resolve issues without waiting for instructions.
• Calendar Nuances & Travel Conflicts: Proactively monitor travel plans to foresee scheduling conflicts (e.g., video calls during travel) and reschedule or convert them to phone calls when appropriate.
• In‑Market Collaboration: When the executive is traveling, coordinate opportunities to meet with colleagues in the same location by arranging team dinners or other group activities to maximize collaboration and connectivity.
• Priority Coordination: Work closely with the executive’s project manager (e.g., Stephanie Anders) to ensure the calendar reflects the right priorities and supports major projects.

Desired Traits & Qualifications

• 3-4+ years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or similar support role.
• Exceptional organizational, written, and verbal communication skills; Advanced English proficiency (C1-C2).
• Tech-savvy with Google Workspace, Outlook, and project management tools.
• Highly proactive, adaptable, and detail-focused; thrives without constant supervision.
• Exercises discretion and professionalism at all times.
• Comfortable in a growth-oriented environment where initiative and ownership are expected.
• Reliable work-from-home setup with a stable internet connection and personal computer.

Why Join Us?

• Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
• Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
• Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
• Access to a private health care contribution through our benefit partners.
• Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.
• Work closely with top leadership in a company committed to improving client businesses and helping communities thrive.

If you are an experienced Executive Assistant seeking a full‑time, remote opportunity where your organizational skills, initiative, and values can make a tangible difference, we would love to hear from you! Apply today!

📋 Descripción

• Ingresar y organizar nuevos prospectos en Follow Up Boss provenientes de diversas fuentes.

• Revisar y actualizar contactos existentes para garantizar precisión, categorización y seguimiento correcto.

• Realizar llamadas salientes a clientes potenciales y agentes directamente desde el CRM.

• Calificar leads según su nivel de interés, ubicación y preparación para comprar, vender o unirse a la agencia.

• Registrar resultados de llamadas, notas y próximos pasos dentro del sistema.

• Gestionar tanto leads fríos como cálidos, priorizando la calidad de interacción sobre el volumen.

• Programar llamadas de descubrimiento con compradores, vendedores o agentes interesados.

• Mantener la comunicación con prospectos activos y apoyar su avance dentro del embudo comercial.

• Participar en la reclutación de agentes, presentando oportunidades dentro de la correduría.

• Utilizar guiones proporcionados por el cliente (con espacio para adaptación) durante las conversaciones.

• Colaborar en la organización de correos electrónicos, gestión de múltiples cuentas (Google, iPhone, etc.) y respuesta a mensajes prioritarios.

• Coordinar agendas y asegurar la sincronización de calendarios entre plataformas.

🎯 Requisitos

• 2+ años de experiencia en asistencia administrativa o atención al cliente.

• Familiaridad con Follow Up Boss (preferido) o con otros CRM como LionDesk, HubSpot o KVCore.

• Disposición para aprender el uso de RealScout y herramientas del sector inmobiliario.

• Excelente comunicación oral y escrita en inglés (acento nivel A–B).

• Habilidades sólidas para llamadas telefónicas y contacto con clientes y agentes.

• Persona organizada, proactiva y capaz de manejar múltiples sistemas simultáneamente.

• Dominio de Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Calendar).

• Conocimientos básicos de redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn) son una ventaja.

🏖️ Beneficios

• Contrato bajo modalidad independiente (freelance).

• Posibilidad de asignación directa con clientes y proyectos a largo plazo.

• Oportunidades de crecimiento profesional dentro del sector inmobiliario remoto.

📌 Rol: Coordinador/a de Proyectos Digitales (Digital Project Coordinator)

🌎 Ubicación: 100% remoto – Preferencia por candidatos/as de Latinoamérica (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Jornada completa – Contrato independiente

🏢 Empresa: Startup tecnológica del sector retail (EE. UU.)

📋 Descripción General

Somos una startup tecnológica de retail en rápido crecimiento con sede en Estados Unidos, transformando la manera en que las personas compran dentro de espacios residenciales. En solo dos años, los fundadores han convertido una idea de dos personas en un equipo de más de 25 colaboradores — y esto es apenas el comienzo.

Buscamos un/a Coordinador/a de Proyectos Digitales organizado/a, analítico/a y apasionado/a por la eficiencia, para colaborar directamente con los fundadores y optimizar el proceso de ventas de principio a fin. Este rol es ideal para quienes disfrutan convertir el caos en estructura, mantener sistemas limpios y ayudar a que los equipos comerciales funcionen como una máquina perfectamente sincronizada.

📋 Responsabilidades Principales

• Administrar y actualizar el CRM (HubSpot, Airtable o similar) para mantener un pipeline de ventas preciso y actualizado.

• Investigar nuevos leads, responsables de decisión y oportunidades dentro de los mercados objetivo.

• Hacer seguimiento de contactos, recordatorios y próximos pasos para mantener el flujo de negociación activo.

• Redactar correos, notas de reuniones y propuestas comerciales que apoyen el cierre de ventas.

• Programar llamadas, coordinar reuniones y preparar materiales para los fundadores.

• Planificar itinerarios y rutas simples para viajes de ventas cuando sea necesario.

• Elaborar reportes claros y fáciles de leer sobre el estado del pipeline y las tasas de conversión.

• Mejorar continuamente los procesos utilizando herramientas como Slack, Zapier y Google Workspace.

🎯 Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en Sales Operations, Sales Support o Desarrollo de Negocios.

• Experiencia gestionando sistemas CRM (preferentemente HubSpot, Salesforce o Airtable).

• Fuertes habilidades organizativas y de gestión de datos: gusto por los sistemas limpios y estructurados.

• Excelente comunicación oral y escrita en inglés.

• Perfil proactivo, confiable y orientado a la resolución de problemas.

• Capacidad tecnológica avanzada y comodidad trabajando en entornos de rápido crecimiento dirigidos por fundadores.

💡 Puntos Adicionales (Deseables)

• Experiencia previa en ventas B2B, retail o tecnología inmobiliaria.

• Conocimiento del sector de administración de propiedades o tecnología de checkout.

• Habilidades en Canva o PowerPoint para crear propuestas visualmente atractivas.

🏖️ Beneficios

• Salario: USD $900 – $1,600 mensuales (según experiencia).

• Modalidad: 100% remota, con preferencia por candidatos/as de Latinoamérica.

• Acceso directo a los fundadores: tu trabajo tendrá impacto visible e inmediato.

• Entorno de alto crecimiento: oportunidad de contribuir al diseño de procesos y estructuras internas.

• Valoración real de tus habilidades: no es trabajo operativo repetitivo, sino un rol estratégico y de confianza.

• Horario flexible, con expectativas claras y orientación a resultados.

📌 Rol: Asistente Virtual de Reclutamiento y Agendamiento de Citas (Recruiting & Appointment-Setting VA)

🌎 Ubicación: 100% remoto

💼 Tipo de Contrato: Contrato independiente – Nivel Senior/Avanzado

🏢 Empresa: 20four7VA – Servicios Virtuales Globales

📋 Descripción General

20four7VA busca un/a Asistente Virtual de Reclutamiento y Agendamiento de Citas para brindar soporte remoto a clientes internacionales, principalmente en los mercados de Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia.

El/la profesional será responsable de gestionar procesos de reclutamiento de conductores para operaciones de Amazon DSP y FedEx, ejecutando actividades de alto volumen de llamadas, calificación de candidatos y coordinación de entrevistas. Este rol requiere excelentes habilidades de comunicación en inglés, experiencia en llamadas salientes y una marcada orientación a la organización, la persuasión y la eficiencia operativa.

El objetivo principal es mejorar la eficiencia del cliente, optimizar la captación de talento y garantizar el cumplimiento de los indicadores clave de reclutamiento.

📋 Responsabilidades Principales

1. Calificación de Leads y Contacto con Candidatos

• Realizar más de 75 llamadas salientes diarias a candidatos obtenidos a través de Indeed.

• Revisar currículos antes de contactar para asegurar el cumplimiento de los criterios establecidos por el cliente.

• Aplicar preguntas estructuradas para preseleccionar candidatos.

• Comunicar un discurso breve, persuasivo y profesional (20–30 segundos) para asegurar la asistencia a entrevistas.

• Agendar entrevistas presenciales en un plazo máximo de tres días hábiles desde el primer contacto.

• Mantener un tono entusiasta y profesional en cada llamada, promoviendo activamente la oportunidad laboral.

2. Coordinación y Programación de Entrevistas

• Agendar entrevistas en los horarios designados utilizando Google Calendar o Calendly.

• Adjuntar el currículo del candidato a la invitación del calendario y confirmar su asistencia.

• Realizar seguimientos a los candidatos dentro de las 24 horas previas a la entrevista.

• Coordinar con los reclutadores internos para actualizar los objetivos diarios y los resultados de asistencia.

3. Registro y Reporte de Datos

• Registrar todas las actividades en Indeed y Google Sheets (fuente de lead, fecha de contacto, estado, horario).

• Actualizar diariamente la hoja de seguimiento con las categorías: calificado / no calificado / programado / no presentado.

• Cargar currículos y notas relevantes en los archivos compartidos o en el CRM asignado.

• Mantener un registro organizado, exacto y actualizado del rendimiento de las actividades.

4. Cumplimiento de Procesos y Seguimiento de KPIs

• Mantener la tasa objetivo de conversión de leads a entrevistas (métrica clave).

• Monitorear los números diarios y semanales (llamadas realizadas, entrevistas agendadas, asistencia, contrataciones).

• Colaborar con el equipo para mejorar continuamente guiones, plantillas y preguntas de calificación.

• Cumplir rigurosamente con las políticas de reclutamiento y lineamientos de cumplimiento del DSP.

🎯 Requisitos

• Mínimo 5 años de experiencia en reclutamiento, televentas o llamadas salientes de alto volumen.

• Experiencia previa en reclutamiento de conductores o personal logístico (altamente valorada).

• Habilidad demostrada para agendar citas y convertir leads en entrevistas confirmadas.

• Comodidad al realizar más de 75 llamadas diarias y manejar objeciones con profesionalismo.

• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en inglés, con voz segura y persuasiva.

• Perfil altamente organizado, detallista y autónomo.

• Dominio de Indeed, Google Sheets, Google Calendar y Calendly (preferido).

• Familiaridad con flujos de trabajo de ingreso de datos estructurados.

• Capacidad tecnológica avanzada y rapidez para adaptarse a múltiples plataformas.

📊 Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

• Leads contactados por día: 80–100+

• Entrevistas agendadas por semana (según metas del cliente)

• Tasa de conversión de lead a entrevista

• Tasa de asistencia a entrevistas

• Porcentaje de contratación (objetivo de mejora: 10–12%)

🏖️ Condiciones y Beneficios

• Horas semanales: 40 horas.

• Días laborables: Lunes a viernes.

• Horario: 9:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora del Este, EE. UU.).

• Contrato independiente bajo Master Services Agreement (MSA) y Statement of Work (SOW).

• Compensación procesada a través de 20four7VA conforme a los términos del acuerdo.

• Oportunidad de colaborar con un cliente internacional en procesos de reclutamiento de alto volumen.

$600/Month Full-Time — Sales Team Backoffice Operator

(9 AM–5 PM PST, Mon–Fri, Weekends Off)

You’ll be the backbone of a high-performing U.S. consulting firm — keeping our LinkedIn profiles sharp, building lead lists clean, and running our operations AI tools.

Your Mission:

• Review and clean lead lists — precision only, no sloppy vibes.
• Use AI tools daily to speed up work and think smarter, desire to learn AI tools, intelligence and competence is what can get you in

⁠ ⁠Keep LinkedIn profiles updated and customized (we’ll show you exactly how).

• Fix our teams Linkedin profile issues.
• Back office Support.

Must-Haves:

• Ruthless attention to detail.
• You can learn new AI tools fast

. You deliver clean results on time, hit deadlines with ease.

• If you have basic Python or data-cleaning knowledge, it's a huge plus for this role.

Pay attention:

You will work in PST times, and we want someone long-term.

⁠ ⁠No slow, excuse-making energy—this role requires sharp, hungry pros who adapt to AI tools fast.

⁠ ⁠Poor written English, lack of detail-orientation, or inability to work independently = Instant no.

You’ll join a fast, A-player team.